Lokaler

  • Finn først lokalene som egner seg − tilgjengelig i tidsperioden som passer retreatleder, instruktør(er), og andre arrangement.
  • Lag et enkelt budsjett over kostnadene
  • Inngå en avtale tidlig, ellers kan utleier endre betingelsene langt ute i prosessen − og da kan det være for sent å snu. Ta også hensyn til at retreatet muligens ikke blir fullbooket.
  • Endelig avtale med utleier er det styreforman og spirituell leder som kan formelt inngå.

Markedsføring

  • Lag en digital plakat (poster), som kan brukes på Facebook og på hjemmesidene.
  • Legg inn retreatet som Produkt på nettsidene for bestilling (se lenger nede)
  • Legg retreatet som event på Facebook, og få retreatet inn i nyhetsbrevet.
  • Kjøp reklameplass på Facebook for retreatet. Desto lenger retreat, desto lenger tid i forveien må reklamen komme − på lengre retreat, må folk ta fri fra jobben.
  • Legg inn retreatet som Produkt på nettsidene for bestilling (se lenger nede). Informer om:
    • Tid, sted, språk, pris, transport, minimumsalder, arrangør, kontakt-epost, navn retreatleder, navn instruktør,
    • Hvordan komme seg til stedet
    • Hvordan er mat organisert
    • Hvilke type overnatting – enerom eller dele rom
    • Utstyr – hvilke utstyr har senteret, og hva må deltakerne ta med selv
    • Dagsprogram
    • Medisin og helse
    • Betingelse påmelding og avbestilling
    • Stillhet og treningsregler

Før retreatet

  • Hvis betalingen er delt i depositum og restbeløp, så send ut en epost når restbeløpet må betales. Legge gjerne til mer informasjon, lignende den eposten rett før retreatet (se lenger nede).
  • Sjekk at alle deltakerne har betalt hele beløpet
  • Lage meny for dagene, og kjøpe inn mat. Husk å ta vare på kvitteringer.
  • En uke eller to før retreatet, send ut en felles-epost, med informasjon:
    • Bekrefte at retreatet blir som planlagt
    • Informer om møtested, dato og klokkeslett første dagen.
    • Koordinere transport – hvordan komme seg frem, noe fellestransport?
    • Noe om forventet vær − klima, temperatur − slik at folk kan ta med riktig klær. Bruk gjerne yr.no − slå opp aktuelt sted, velg Historikk-fanen, kopier URL-en inn i eposten.
    • Gjenta hva det er viktig å ta med seg
      • Meditasjons-utstyr som matter, puter, stol, krakk, øre-propper, egne bøker, eget mat-snacks på rommet
      • En klokke/vekker-klokke, for de som ønsker å slå av mobilen.
    • Bekreft at innrapporterte allergier/mat-intolleranse blir hensyntatt, og spør om allergier.
    • Gjenta type innlosjering – dele rom eller hvert sitt rom?
    • Nobel silence under retreatet, eller? Første dagen sosial, så nobel silence fra første morgenen?
    • Vedlegg kopi av dags-planen.
    • Ønske alle velkommen!

NB: På grunn av personvern, når du sender ut felles-epost til deltakere, så legg deltaker-epostene i «blindkopi»-feltet (BCC), og ikke i «til»-feltet (TO), eller i «kopi»-feltet (CC), da blir ikke alle epost-adressene synlig for alle andre.

Under retreatet

  • Infomøte første dagen
  • Yoga-karma liste
  • Påmeldingsliste for privat veiledning, her er et eksempel som kan brukes: pdf og docx.
  • Tilbakemelding-skjema for deltakerne siste dagen, kan gjøres digitalt: dnbf.org/feedback